Cómo organizar el expediente médico y los papeles de un padre

De papel o digitales, funcionan las mismas categorías:

• Identidad y seguros: identificación, tarjeta del Seguro Social, tarjetas de Medicare y del plan complementario, pólizas de seguro, tarjeta del plan de farmacia.
• Legal y autoridad: nombramiento de representante médico, poderes notariales, voluntad anticipada o testamento vital, autorizaciones HIPAA, testamento o fideicomiso (anotando dónde está; los originales con el abogado, si ahí es donde viven).
• Historial médico: diagnósticos, cirugías, resúmenes de alta, cartilla de vacunación, lista de alergias, resultados de estudios anteriores.
• Cuidado actual: la lista de medicamentos, el directorio del equipo de cuidado, los resúmenes de las consultas recientes, los planes de tratamiento vigentes, las órdenes de equipo y de atención domiciliaria.
• Finanzas: la lista de cuentas recurrentes, la lista de cuentas bancarias, los estados de cuenta recientes, las declaraciones de impuestos, las pólizas de seguro de vida o de cuidado a largo plazo.
• Casa: la escritura o el contrato de renta, los servicios, la factura del coche, el seguro de la casa, las garantías, y la lista de llaves y códigos.

Los originales legales —el nombramiento de representante, los poderes notariales, las voluntades anticipadas— deben vivir en un solo lugar resistente al fuego y fácil de encontrar, y por lo menos dos familiares deben saber dónde. Una caja de seguridad del banco es mala idea para los documentos médicos, porque el hospital los necesita un domingo en la noche. Las copias van en la carpeta de emergencia del refrigerador, en la carpeta de las citas y con cada persona nombrada.

El papeleo médico y del seguro casi nunca necesita originales. Escanéelo o fotografíelo y deje que el papel se vaya a una carpeta con fecha. La familia necesita poder leer la carta del cardiólogo desde tres ciudades distintas; nadie necesita tenerla en la mano.

El documento que salva el día es el que dice dónde está todo lo demás: qué cajón guarda los originales, qué abogado tiene el testamento, qué banco tiene la caja de seguridad y quién tiene acceso, dónde están guardadas las contraseñas, qué familiar tiene copias de qué. Una página. Guárdelo junto a la hoja de información de emergencia y dele una copia a su cuidador de respaldo.

Los sistemas de archivo mueren de rezago. La regla es sencilla: el papeleo se escanea o se fotografía y se archiva el día que llega, a cargo de quien lo recibió, y todo lo que cambie la lista de medicamentos, el directorio de médicos o el calendario actualiza esas cosas ese mismo día. Un resumen de alta que se lee una vez y se avienta a un cajón es un resumen de alta sobre el que nadie actúa.

Un expediente digital compartido vuelve mucho más fácil la costumbre, porque archivar es el mismo acto que compartir. En CareCoordinate, los documentos viven junto a los medicamentos, los médicos y las citas con los que se relacionan, cualquier cuidador puede abrirlos, y el asistente puede leer la foto de un resumen de alta o de una carta del seguro y sacarle los seguimientos y los médicos.

Una vez al año, y después de cualquier hospitalización: deseche las tarjetas de seguro vencidas y los documentos superados, confirme que los documentos legales sigan reflejando los deseos de su familiar y nombrando a las personas correctas, actualice el índice, y asegúrese de que las copias de la carpeta de emergencia coincidan con los originales. Un sistema que se revisa sigue sirviendo; uno que no se revisa se convierte en un segundo cajón de la cocina.