怎么把父母的病历和各种文件整理成一套能用的东西
发布于 · 作者：CareCoordinate 的 Andy 与 Adam
年迈父母的文件从四面八方涌来：出院小结、保险的福利说明、化验单、专科医生的信、房产证、遗嘱、三个版本的 Medicare 卡。它们最后落进厨房的一个抽屉，而需要医疗代理人授权的那一天，正好是谁都找不到它的那一天。
照护者的归档系统不需要多讲究。它需要的是不多的几个类别、一个安放原件的地方、放在会用到它的地方的几份副本，以及当天就归档的习惯。下面就是这套做法。
六个文件夹装得下几乎所有东西
不管是纸质还是电子的，这几个类别都同样好用：
- 身份和保险——证件、社会安全卡、Medicare 卡和补充保险卡、各项保单、药品计划卡。
- 法律与授权——医疗代理人授权、各类授权书、预立医疗指示或生前预嘱、HIPAA 授权、遗嘱或信托（注明存放位置；原件在律师那里的就写在律师那里）。
- 病史——诊断、手术、出院小结、疫苗接种记录、过敏清单、过往检查结果。
- 当前照护——用药清单、照护团队名录、近期就诊小结、正在执行的治疗方案、器械和上门护理的医嘱。
- 财务——周期性账单清单、账户清单、近期对账单、报税表、长期护理或人寿保险保单。
- 家务——房产证或租约、水电燃气、车辆登记、房屋保险、各类保修，以及钥匙和密码清单。
原件集中放，副本放在会用到的每个地方
法律原件——代理人授权、各类授权书、预立指示——应该放在一个防火、找得到的地方，而且至少要有两位家人知道在哪儿。银行保险箱对医疗文件来说是个糟糕的选择，因为医院需要它的时间可能是周日晚上。副本要放进冰箱上的急救文件夹、看诊文件夹，以及每一位被指定的代理人手里。
医疗和保险材料很少需要原件。扫描或拍照，然后把纸放进一个标了日期的文件夹里。家里人需要的是能在三个城市之外读到心内科医生那封信；没有人需要把它攥在手上。
做那张一页纸的索引
真正救场的那份文件，是写着“其他东西都在哪儿”的那一张：原件在哪个抽屉、遗嘱在哪位律师那里、保险箱在哪家银行、谁有权限、密码记在哪里、哪位家人手上有哪些副本。就一页纸。把它和急救信息表放在一起，再给你的后备照护者一份。
当天归档——让这套系统真正跑得起来的那个习惯
归档系统都是死在积压上的。规矩很简单：材料在送达的当天，由收到它的那个人扫描或拍照并归档；凡是会改动用药清单、医生名录或日历的，也在当天一并更新。一份读过一遍就扔进抽屉的出院小结，是一份没有人会据此行动的出院小结。
有了共享的电子档案，这个习惯就容易多了，因为归档和共享是同一个动作。在 CareCoordinate 里，文件就放在与之相关的用药、医生和预约旁边，每位照护者都打得开，助手还能读一张拍下来的出院小结或保险信函，替你把里面要复诊的事项和医生信息拎出来。
每年复核一次，每次住院之后也复核一次
每年一次，以及每次住院之后：把过期的保险卡和被取代的旧文件清掉，确认法律文件仍然符合父母的意愿、指定的仍然是合适的人，更新那张索引，并确保急救文件夹里的副本和原件一致。经常复核的系统才一直有用；不复核的，会变成第二个厨房抽屉。
六个类别，原件集中在一个找得到的地方、副本放在会用到它的地方，一张写清楚东西都在哪儿的索引，由收到材料的人当天归档，再加上每年一次的复核。目标不是整洁。目标是医疗代理人授权能在五分钟之内递到医生手上。
家属常问的问题
照顾年迈父母，照护者手里该有哪些文件？
- 至少要有：最新的用药清单、保险卡、医疗代理人授权或医疗事务委托书、写明家属姓名的 HIPAA 授权、任何预立医疗指示、持久财务授权书，以及一份带电话的医生名单。副本要在紧急时刻拿得到，而不是锁起来。
父母的法律文件放在银行保险箱好吗？
- 医疗方面的文件不要放。医院可能在任何时刻需要医疗代理人授权或预立医疗指示，而银行金库在周日晚上是关着的。原件放在家里一个防火、并且有两位家人知道的地方，副本放进急救文件夹和共享档案。
怎么把父母的病历分享给兄弟姐妹？
- 材料一到就扫描或拍照，统一放进一份每位照护者都打得开的共享电子档案。同时请父母在每一家诊所签署 HIPAA 授权，好让兄弟姐妹也能调取病历、直接和诊所沟通。
父母的这些材料该多久整理一次？
- 每年一次，以及每次住院之后。清掉被取代的保险卡，确认法律文件指定的仍然是合适的人、也仍然符合当下的意愿，并更新那张写着东西都在哪儿的一页纸索引。